Кассовая дисциплина - это правила работы с денежной наличностью, установленные для ИП и организаций. Они установлены Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. В отношении организаций эти правила более строги, а в отношении ИП может применяться упрощенный порядок. Таким образом, кассовая дисциплина в 2016 - 2017 году предполагает соблюдение правил:

• оформления кассовых операций
• накопления наличных денежных средств в кассе
• расчетов наличными средствами по гражданско-правовым договорам

Обо всем об этом мы поговорим в этой статье по порядку. С полным текстом Указаний № 3210-У вы можете ознакомиться .

Документальное оформление кассовых операций

Кассовые операции - это операции по поступлению или выдачи денежных средств из кассы организации или предпринимателя. Касса - это специально оборудованное помещение, предназначенное для хранения денежной наличности и совершения кассовых операций.

Операции с денежной наличностью всегда находятся под пристальным вниманием контрольных и надзорных органов, в связи с чем установлены обязательные требования по их документальному оформлению.

По общему правилу для выдачи денег из кассы должен оформляться . Поступление денежный средств в кассу фиксируется . При этом должны делаться соответствующие записи в кассовую книгу .

Индивидуальные предприниматели, ведущие налоговый учет, вправе эти документы не оформлять согласно п. 4.1 Указаний.

При тех же условиях согласно п. 4.6 Указаний они вправе не вести и .

Вместе с тем, если предприниматели осуществляют выплату зарплаты работникам наличными денежными средствами, то они обязательно должны оформлять .

Скачать бланки кассовых документов

Лимит кассы в 2017 году

В 2017 году лимит кассы должен устанавливаться организациями. Предприниматели, а также организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства, вправе его не устанавливать.

Организации и предприниматели могут работать с наличностью по разным причинам. Наличностью могут рассчитываться клиенты и покупатели. Наличными денежными средствами могут осуществляться расчеты с работниками. При этом, возможности работы с наличностью для организаций ограничены.

Лимит кассы - это размер денежной наличности, которая может находиться в кассе организации. Организации обязаны не допускать превышения предельного размера наличности в кассе на конец рабочего дня. А в случае если в кассе образуется сверхлимитная наличность, организация обязана в тот же день сдать наличные средства в превышающем размере в банк для зачисления на свой расчетный счет. Из этого правила есть некоторые исключения, когда в кассе допускается наличие денежных средств сверх установленного лимита (например, в дни выплаты зарплаты). Подробнее об этом в специальной статье на нашем сайте, ссылка на которую приведена ниже.

За нарушение этого правила установлена административная ответственность по ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях.

Используются 2 формулы: по объему поступлений наличных денежных средств в кассу организации или по объему выдачи наличных средств из кассы. О том, как сделать расчет лимита кассы наиболее выгодным образом читайте в следующей статье .

Выдача наличных денежных средств из кассы под отчет

Под отчет выдаются денежные средства работникам на командировочные расходы или для приобретения ими товаров, работ, услуг для нужд организации или предпринимателя. Эти операции должны оформляться соответствующими подтверждающими документами. Выдача наличных денежных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером.

При направлении работника в командировку по заявлению работника ему выдается аванс на командировочные расходы по проезду, проживанию, суточные и другие расходы. По прибытии из командировки работник должен отчитаться об израсходованных средствах. Для этого в течении 3-х рабочих дней с момента прибытия должен представить авансовый отчет о произведенных расходах и подтверждающие документы (билеты, оплаченные счета и т. д.). Если работник потратил меньше денежных средств чем полученный аванс, то остаток должен быть возвращен в кассу.

Выдача аванса не допускается работникам, которые имеют непогашенную задолженность по ранее выданным под отчет суммам.

Также работнику могут быть выданы денежные средства для приобретения товаров, работ, услуг на нужды организации или предпринимателя. Работник также должен отчитаться об израсходованных средствах не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы наличные денежные средства.

Правила выдачи наличных денежных средств под отчет установлены п. 6.3 Указаний.

Расчеты наличными денежными средствами с контрагентами

При расчетах с контрагентами (подрядчиками, поставщиками, исполнителями) по договорам оплату наличными денежными средствами можно производить в ограниченных размерах. В 2017 году, как и в предыдущие годы, сумма оплаты наличными не должна превышать 100 000 рублей по одному договору. Обратите внимание, что речь идет об общей сумме оплаты по договору, а не о сумме одного платежа. То есть если по одному договору была сделано не сколько платежей наличными, например, 50 000 руб и 60 000 руб., то предельный размер расчетов наличными будет превышен. За что организацию могут оштрафовать по ст. 15.1 КоАП РФ.

Кассовая дисциплина в 2017 году для ИП

Резюмируем по каким правилам должны совершать кассовые операции, работать с наличность индивидуальные предприниматели.

Если большинство вышеуказанных правил являются обязательными для организаций, то для ИП кассовая дисциплина в 2017 году менее строга.

ИП вправе не устанавливать лимит кассы, и если они этого не делают, то у них не возникает обязанности сдавать наличные денежные средства для зачисления на банковский счет.

ИП вправе обойтись без оформления РКО и ПКО, ведения кассовой книги при условии ведения налогового учета (для чего используются книги учета доходов и расходов) Подробнее об этом . Но в случае выдачи зарплаты работникам наличными денежными средствами ИП обязаны оформлять платежные ведомости () или расчетно-платежные ведомости (), в которых фиксируется факт выдачи наличных средств из кассы.

Главная → Документы →

Порядок ведения кассовой книги для ИП

Предпринимательская деятельность ИП зачастую осуществляется с использование безналичного расчета, но многие индивидуальные предприниматели используют и наличные денежные средства. При наличных расчетах индивидуальный предприниматель до 2014 года на всех режимах налогообложения должен был вести кассовую книгу.

С марта 2014 года, после того как 11.03.2014 года, вышло Указание Банка России № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», В п.4.6 Указания ЦБ РФ № 3210 сказано: «Если индивидуальные предприниматели, в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах, ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовая книга 0310004 ими может не вестись.»

Тем не менее, в результате отказа от ведения кассовой книги и от оформления приходных и расходных кассовых ордеров, ИП попадает в условия, при которых затруднительно контролировать деятельность наемных сотрудников, принимающих и выдающих наличные денежные средства. ИП лишается официального подтверждения выдачи и приема наличных. Поэтому если работу с наличными осуществляет не ИП, а кассир, то отказываться от кассовых документов нецелесообразно.

О том, что такое кассовая книга для ИП и об особенностях ее ведения и заполнения в 2019 году, пойдет речь в этой статье.

Что такое кассовая книга?

Кассовая книга — это специальный журнал, в который вносятся данные обо всех проведенных операциях с наличными денежными средствами. Кассовая книга входит в перечень документов бухгалтерской отчетности.

Книгу обязаны вести все индивидуальные предприниматели, даже те, которые находятся на упрощенной системе налогообложения (УСН).

Постановлением Госкомстата утверждена унифицированная форма кассовой книги. Форма называется КО-4 .

Грамотное ведение кассовой книги имеет очень важное значение. Органы контроля часто проверяют этот документ у ИП. Неправильное ведение книги грозит штрафами. Т.е. за неведение кассовый книги, при выплате зарплаты на банковские карты, не несет ответственность, но если ИП ведет кассовую книгу, то он обязан соблюдать все требования законодательства при оформлении кассовой книги и кассовых документах - приходных и расходных ордерах.

Кассовая книга для ИП ведется с начала календарного года и до его окончания. Она представляет собой журнал, состоящий из пятидесяти (или ста) страниц.

На титульном листе кассовой книги указывается срок ее действия. В случае если книга закончилась до окончания календарного года, а год продолжается, то заводится еще одна книга, в которой продолжаются записи в хронологическом порядке. На второй книге также указывается дата начала ее ведения и дата окончания книги. Это дает возможность определить последовательность кассовых книг.

Предыдущее указание ЦБ РФ № 373 П, требовало чтобы все листы кассовой книги были пронумерованы, прошиты и скреплены подписью и печатью ответственного лица. Новое указание ЦБ РФ 3210-У, актуальное на сегодняшний день, отменяет эти требования. Т.е. Вы можете, так же как и ранее нумеровать, прошивать и т.к., но если делать этого не будете, то нарушением это являться не будет.

Лимит денежных средств в кассе ИП может не устанавливать. Если ИП ведет кассовую книгу, то при оформлении БСО, выручка в кассу вводится одним приходным ордером, на общую сумму оформленных БСО за рабочий день.

Как правило, индивидуальные предприниматели покупают готовую кассовую книгу (с расчерченными графами и столбцами), отпечатанную типографским способом.

Кто ведет кассовую книгу ИП?

В общем случае кассовую книгу должен вести кассир. Он принимает деньги и вносит соответствующую запись в журнал. Кассир ставит свою подпись под заполненными листами кассовой книги. По окончании рабочего дня кассир передает остаток денежных средств в бухгалтерию. Помимо этого кассир отдает все первичные документы, а именно: расходные и приходные ордера. После этого бухгалтер подписывает лист из журнала. При отсутствии главного бухгалтера, свою подпись ставит руководитель предприятия. Эта процедура является ежедневной.

Для индивидуальных предпринимателей вышеупомянутая процедура немного иная. Многие ИП работают самостоятельно, без наемных работников, а значит — у них нет главного бухгалтера. В этой ситуации для того чтобы провести кассовые операции требуется сотрудник, ознакомленный под роспись со своими должностными обязанностями и правами. Такую процедуру индивидуальный предприниматель может проводить и лично.

Как правильно заполнять кассовую книгу

На титульном листе кассовой книги должна быть следующая информация:

• полное наименование предприятия или организации (если это юридическое лицо);
• фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя (если это ИП);
• период времени, на который она заводится (год или конкретная дата, в случае, если книг несколько);
• ОКПО;
• если речь идет о подразделении — наименование подразделения.

В готовую форму кассовой книги вносятся записи (приходные и расходные). Операции, произведенные за одни сутки, вносят на одну страницу журнала.

По истечении рабочего дня подводят итог и выводят остаток. Все записи, внесенные в кассовую книгу, подтверждаются отчетом кассира (или лица, которое занимается приемом наличных денежных средств). Как уже упоминалось выше, далее все полученные деньги передаются в бухгалтерию.

Теперь рассмотрим более подробно внешний вид листа кассовой книги. Каждый лист журнала содержит две части (с линией отрыва):

1. Страница книги с данными о проведенных денежных операциях.
2. Отчет кассира о проведенных денежных операциях.

Для удобства можно согнуть лист кассовой книги по линии отрыва и заполнять при помощи копировальной бумаги две части одновременно.

Вкладной лист журнала заполняется шариковой ручкой, на отрывной части копируется та же запись.

Лист разрезается по намеченной линии и первая часть должна быть подшита. Первичный документ прилагается к отчету кассира.

Остановимся более детально на графах кассовой книги.

Вверху страницы кассовой книги должна содержаться следующая информация:

• дата, месяц и год;
• номер листа журнала.

В соответствии с инструкцией по заполнению кассовой книги, следует:

1. Заполнить графу «Остаток на начало дня» (с указанием суммы, которая осталась в кассе на начало дня). Сумма остатка переносится из предыдущей страницы — из графы «Остаток на конец дня».
2. Порядковый номер кассового ордера заносится в графу под названием «Номер документа».
3. В следующей графе указываются данные, от кого получен и кому выдан документ. Здесь вносится информация о физ. лице (его ФИО) или юр. лице (его наименование).
4. В графах «Приход» и «Расход» ставится сумма денежных средств цифрами в рублях и через запятую указываются копейки.
5. Графа «Перенос» содержит информацию о сумме всех операций, которые были записаны в предыдущих строках.
6. В графе «Итого за день» подсчитывается сумма (отдельно — полученные средства и выданные средства).
7. Графа «Остаток на конец дня»: необходимо сложить все наличные средства (с учетом остатка с предыдущего дня и с теми, которые прибыли) и отнять выданные деньги.

Обратите внимание, что сумма денежных средств, которая указывается в кассовой книге, должна совпадать с фактическим остатком в кассе.

Буква «Z» проставляется в незаполненных строках.

В конце страницы указываются фамилии кассира и бухгалтера и ставятся их подписи. Обязательно прописывается количество полученных приходных и расходных ордеров.

Если за день операции по наличному расчету не производились, то в кассовую книгу заносится остаток на конец дня без изменений.

Исправления в кассовой книге для ИП

Теперь рассмотрим, что делать, если в кассовой книге была допущена ошибка. Если в журнале была описка, ее можно исправить. Нельзя исправлять ошибки в кассовой книге при помощи лезвия, штриха или вырывания страницы с ошибкой. Допускается аккуратное перечеркивание неправильных данных. Рядом необходимо вписать правильные сведения.

Исправленные ошибки должны заверяться двумя подписями — кассира и главного бухгалтера.

Если была допущена ошибка, лист ни в коем случае нельзя вырывать! Кассир обязан написать об ошибке главному бухгалтеру в форме заявления.

Порядок и срок хранения кассовых документов с марта 2014 года определяет руководитель организации. Для этого ИП издает соответствующий Приказ.

ВЕДЕНИЕ КАССОВОЙ КНИГИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

Автоматизированный способ ведения кассовой книги в электронном формате возможен в двух вариантах:

1. Ведение кассовой книги в электронном виде с переносом на бумажные носители
2. Ведение кассовой книги в электронном формате с электронно-цифровой подписью.

В первом варианте ведение кассовой книги практически не отличается от обычного порядка. Ее заполняет кассир, руководствуясь указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У. В течение дня по мере поступления или выдачи денег кассир заполняет кассовую книгу. В конце дня заполненные листы кассовой книги необходимо распечатать и предоставить на подпись бухгалтеру вместе с приходными и расходными ордерами. Нумерация листов кассовой книги должна быть сквозной с начала ее ведения, т.е. с начала календарного года. В конце года кассовую книгу необходимо прошить, скрепить подписью и при наличии печати поставить печать.

При втором варианте ведения кассовой книги - в электронном формате с электронно-цифровой подписью, необходимо совершить следующие действия:

• обеспечить защиту информации в кассовой книге от доступа третьих лиц с помощью пароля;
• обеспечить защиту информации в кассовой книге от потерь и искажений с помощью использования резервного накопителя или сохранения книги на сервере;
• обеспечить электронной подписью работника, отвечающего за ведение кассовой книги в электронном формате. Электронная подпись к кассовой книге оформляется согласно Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 года.

После того как ответственное лицо подписало книгу, исправления в ней не допускаются.

При выполнении вышеперечисленных действий электронный формат кассовой книги приравнивается к бумажному варианту и не требует распечатки.

Обновлено в соответствии с нормами действующего законодательства 23.02.2019

Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Уважаемые читатели! Материалы сайта сайт посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос - обращайтесь . Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК - 74999385226. СПБ - 78124673429. Регионы - 78003502369 доб. 257

Комментарии

"Нужно отметить, что начиная с 2014 года ИП, которые ведут книгу учета доходов и расходов, освобождаются от обязательства оформлять кассовые ордеры." Вообще-то с 1 июня 2014 года Аффтар жжёт: "Книгу обязаны вести все индивидуальные предприниматели, даже те, которые находятся на упрощенной системе налогообложения (УСН)." Внимательно читайте документы п 4.6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У

Николай, спасибо за отзыв. Вы абсолютно правы. Видимо, в какой-то момент в связи с изменениями законодательства и невнимательным редактированием статьи ее автором произошла эта несостыковка. Сейчас отредактировали материал в соответствии с действующим законодательством.

Привет. У меня ИП на ЕНВД, только что закончилось ЭКЛЗ на кассовом аппарате и я решил работать без него, т.к. возможно с нового года нужно будет думать о каких-то ККМ с Интернетом. Раньше я вел журнал кассира операциониста, выписывал приходник и заполнял кассовую книгу, выписывал расходник (под отчет). Что делать теперь? Так, что бы по проще, но по правилам? Нужно ли продолжать вести кассовую книгу?

Вячеслав, ИП на ЕНВД освобождается от обязательного применения кассового аппарата, при условии оформления БСО клиентам или покупателям. Конечно это упрощает ведение документации и снижает расходы. Порядок использования бланков строгой отчетности утвержден в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 06 мая 2008 года №359. С 01.06.2014 года, Кассовая книга для ИП не обязательна, но Вы можете ее вести, для четкой работы, тем более от утверждения и соблюдения лимита кассы ИП освобождены. О бланках БСО можно прочитать на нашем сайте в разделе "Учет бланков строгой отчетности".

Скажите, а если ИП только открылось, продаж пока не было ни одной. Нужно ли вести кассовую книгу в эти дни, или ждать первой продажи? У меня ИП на УСН, есть кассовый аппарат. Дата начала книги на первой странице еще пока не вписана. Наемных работников нет.

Ольга, кассовую книгу и соответствующие документы к ней, с 2014 года могут не индивидуальные предприниматели на УСН которые не выдают зарплату наемным работникам наличными.
Т.е. в Вашем случае ведение кассовой книге не обязанность, а право. Если нет движения наличных денежных средств, то книгу не заполняете.
А вот при применении кассового аппарата, обязательным является ведение журнала кассира- операциониста и журнала учета вызова технических специалистов.
Кассовый аппарат должен быть зарегистрирован в налоговой инспекции.
Перечень документов для регистрации кассового аппарата:
Заявление установленного образца (для организаций печать обязательна для ИП нет).
Документы на приобретение ККМ: кассовый и товарный чеки или кассовый чек, накладная, счет-фактура или платежное поручение, накладная, счет-фактура.
Формуляр (технический паспорт) ККМ с отметкой центра технического обслуживания (ЦТО) о вводе ККМ в эксплуатацию, об установленных голограммах - средствах визуального контроля (СВК).
Паспорт версии модели ККМ и дополнительного листа к паспорту версии и (и их копии).
Договор (и копия) с ЦТО на техническое обслуживание ККМ.
Журнал кассира- операциониста по форме КМ-4 прошнурованный, пронумерованный, заверенный печатью предприятия и подписью руководителя.
Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ по форме КМ-8, прошнурованный, пронумерованный, заверенный печатью предприятия и подписью руководителя.
Свидетельство о постановке ИП на налоговый учет- ИНН(оригинал и копия)
Свидетельство о государственной регистрации - ОГРН (оригинал и копия)
Договор аренды на место установки ККМ(оригинал и копия)
Для ввода в эксплуатацию в ИМНС наличие кассового аппарата обязательно!

Наталья, спасибо большое за ответ. Вы правы, у меня не кассовая книга, а журнал кассира-операциониста. Форма км-4. Я не поняла сразу, что это разные вещи. Вот его нужно заполнять, если не было еще ни одной продажи? Кстати, у меня уже все зарегистрировано.

Ольга, журнал кассира-операциониста заполняют сразу после снятия Z - отчета. Если на кассовом аппарате не пробивались суммы в течении текущего дня, то снимать отчет не обязательно, если Вы не работаете на кассовом аппарате, то и журнал кассира-операциониста заполнять не надо.

Наталья подскажите, пожалуйста. Если не ведется касса, но есть кассовый аппарат и заполняется журнал кассира -операциониста, то нужно ли составлять отчет кассира-операциониста, на основании которого деньги вносятся в кассу, которая не ведется?

Ведение и учет кассовой дисциплины ИП регламентирован Положением Банка России №373-П датированным 12.10.2011. Данный нормативный акт устанавливает правила ведения кассовой дисциплины и организациям, и индивидуальным предпринимателям.

Кассовая дисциплина ИП – документальное оформление

Кассовая дисциплина ИП оформляется первичными документами. Существуют типовые формы по учету денежных средств. Они утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Но вести кассовую дисциплину ИП может и с использованием собственных форм, имеющих обязательные реквизиты. Данное право исходит из Закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011г.

Обычно для учета кассовых средств используют следующие документы:

1. Приходный кассовый ордер – сокращенно ПКО (типовая форма № КО – 1).
2. Расходный кассовый ордер – сокращенно РКО (типовая форма №КО – 2).
3. Журнал регистрации ПКО и РКО (типовая форма №КО-3).
4. Кассовая книга (типовая форма № КО-4).
5. Книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств — используется при наличии большого количества подразделений с отдельными кассами. Оформляется кассиром центральной кассы (типовая форма № КО-5).

Помимо этого, при наличии кассового аппарата необходимо оформлять журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) и справку кассира-операциониста (форма КМ-6).

Кассовая дисциплина ИП: пошаговая инструкция на каждый день

Рассмотрим алгоритм ведения кассовой дисциплины ИП, использующего ККМ.

1. Начинаем с открытия кассовой смены. Кассир на ККМ (контрольно-кассовая машина или просто «касса») снимает Х-отчет на начало дня. Это необходимо для того, чтобы внести в журнал кассира- операциониста (КМ-4) данные о наличии и сумме денежных средств на начало смены.
2. В течение дня кассир пробивает чеки при реализации товаров (иногда пользуются ККМ и при оказании услуг). Совершает необходимые операции по возвратам, аннулировании чеков и т.д.
3. По окончании рабочего дня необходимо закрыть кассовую смену. Для этого снимают Z-отчет. После чего вносят остатки денежных средств в кассе в журнал (КМ-4) и заполняют справку кассира-операциониста по форме КМ-6.
4. Кассовая дисциплина ИП предполагает, что когда предприниматель забирает выручку, он должен оформить приходный кассовый ордер. Данная запись вносится в кассовую книгу. Также ПКО оформляется при любом ином внесении денежных средств: поступления из банка, внесение денежных средств самим предпринимателем и т.д.
5. В кассовой книге отражаются все поступления и расходования денежных средств в хронологическом порядке. Если при оформлении кассового документа допущена ошибка, его необходимо переделать. Исправления не допускаются!
6. При сдаче денежной наличности в банк для перевода ее на расчетный счет оформляется объявление на взнос наличными (форма 0402001). Документ состоит из 3-х частей: объявления, квитанции и ордера. Квитанция прикрепляется к РКО. На ордере банк ставит отметки, после чего документ подшивается к банковским документам.
7. Расходование денежных средств также должно иметь отражение в кассовой книге и оформляться РКО и, в случае выплаты зарплаты, ведомостями.
8. После внесения всех записей в кассовую книгу вносят данные в КУДИР за прошедший день.

Кассовая дисциплина ИП без использования ККМ:

1. По требованию покупателя оформляется БСО –бланк строгой отчетности. Проще говоря, товарный чек. Он должен содержать необходимые реквизиты: номер и дату, Ф.И.О. предпринимателя, его ИНН и номер свидетельства регистрации, название торговой точки, наименование товара, его количество, цену и итоговой суму, подпись продавца.
2. Записи в кассовую книгу для удобства лучше вносить в конце рабочего дня, оформляя общий приходный ордер.
3. На основании данных кассовой книги внести данные в КУДИР.

Кассовая дисциплина ИП на ЕНВД

Кассовая дисциплина ИП на «вмененке» имеет, можно сказать, упрощенный вид.

Во-первых, для ЕНВД наличие кассового аппарата не обязательно. Достаточно оформлять товарные чеки по требованию покупателя. А выручку учитывают суммарно, оформляя одним ПКО.

Во-вторых, при отсутствии ККМ предприниматель избавляет себя от необходимости оформлять огромное количество кассовых документов. Если же кассовый аппарат имеется, то необходимо оформлять ПКО на каждый пробитый чек.

В любом случае, при наличии или отсутствии ККМ необходимо вести кассовую книгу и соблюдать лимит кассы.

Кассовая дисциплина ИП на УСН

При оказании услуг населению на упрощенной системе налогообложения предприниматель еще может обойтись без кассового аппарата. Но вот, если услуги оказываются юридическим лицам, либо осуществляется розничная торговля, без ККМ уже не обойтись. Кассовый аппарат должен быть зарегистрирован в налоговой инспекции.

В остальном ведение кассовой дисциплины ИП на УСН ничем не отчается от других систем налогообложения: те же оформления ПКО и РКО и ведение кассовой книги. Единственное, банк, в котором открыт расчетный счет предпринимателя, может периодически проводить проверки для выявления нарушений по работе с наличными денежными средствами. То есть правильное оформление кассовой книги и подшитых в нее ордеров.

Как рассчитать лимит кассы?

Лимит кассы – это та величина денежных средств, которая может находиться в кассе на конец дня. Для каждого предпринимателя она индивидуальна. Определить ее можно рассчитав по формуле, которая приведена в Приложении к Положению Банка России от 12.10.2011 г. № 373-П.

Общая формула, для постоянно осуществляющих свою деятельность предпринимателей выглядит так:

Лимит = (Выручка (за расчетный период) / Расчетный период (количество рабочих дней) х период времени между днями сдачи в банк выручки (в рабочих днях)

Важно помнить о том, что выручку в банк нужно сдавать не меньше, чем раз в 7 дней, а при отсутствии банка в населенном пункте, где предприниматель осуществляет свою деятельность – не реже 1 раза в 14 дней.

Еще одна формула для расчета лимита кассы, чтобы не страдала кассовая дисциплина ИП – при отсутствии поступлений выручки в кассу.

Лимит = выдача наличных денег (кроме сумм выплат работникам, за расчетный период) / расчетный период (за который выдавались деньги) х период времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных (кроме тех, которые предназначены для выплат работникам)

В этой формуле при определении расчетного периода нужно учесть, что он не может быть более 92 рабочих дней.

Итог

Кассовая дисциплина ИП заключается в своевременном и безошибочном учете движения наличных денежных средств с использованием регламентированного документооборота. Вести кассовую книгу в соответствии с законодательством обязаны все предприниматели, независимо от режима налогообложения.

Начинающие предприниматели нередко путают понятия «касса» и «кассовая техника». Касса — это все наличные деньги ИП, и неважно, где они хранятся. А кассовая техника нужна, чтобы получать оплату наличными и картой и печатать чек для покупателя. Набор правил, которые необходимо соблюдать при работе с «наличкой» называют кассовой дисциплиной. О том, какие правила должен соблюдать ИП рассказывают специалисты веб-сервиса « ».

Правила кассовой дисциплины

Правила ведения кассы установлены указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (подробнее см. « »). Он принят взамен утратившего силу Положения Банка России от 12.10.11 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».

Данный документ устанавливает упрощенный порядок ведения кассовых операций (прием, хранение, выдача) для индивидуальных предпринимателей.

От чего освобождены ИП

В настоящее время индивидуальные предприниматели могут не применять лимит остатка наличных, не составлять кассовые документы и не вести кассовую книгу. В то же время, прямого запрета на соблюдение этих правил не установлено. Поэтому предприниматели могут их соблюдать, например, для укрепления дисциплины кассиров и правил безопасности при работе с наличными. Вкратце расскажем об этих правилах.

Лимит остатка наличных денег — это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня. Размер лимита рассчитывается по специальной формуле и устанавливается внутренним документом налогоплательщика. Если лимит установит ИП, то это будет его личное дело, и превышение такого лимита не грозит никакими санкциями.

Кассовые документы — это документы, которые оформляются при движении денег в кассе. Так, (ПКО) - заполняется при каждом поступлении денег в кассу. (РКО) — при выдаче денег из кассы.

Ограничения при расчетах наличными

Допустим, вы заключили сделку на поставку офисной мебели. Клиент — индивидуальный предприниматель или организация— хочет заплатить наличными. Сумма по счёту — 150 000 рублей. Не спешите брать у него деньги.

Дело в том, что указанием № 3073-У установлено ограничение по расчету наличными в рамках одного договора — не более 100 тыс. рублей. Данное ограничение не распространяется на следующие случаи:

• осуществление таможенных платежей;
• выдача зарплаты;
• выдача денег под отчёт;
• расчеты с обычными физлицами (не ИП).

За нарушение лимита расчетов ИП грозит штраф по статье 15.1 КоАП РФ — от 4 000 до 5 000 рублей. Некоторые предприниматели, желая обойти запрет, идут на хитрость. Они разбивают сумму, превышающую 100 000 рублей, на несколько платежей, и для каждой заключают свой отдельный договор. В итоге наличные расчеты по каждому такому договору укладываются в лимит, что позволяет формально соблюсти требования Центробанка. Однако, инспекторы при проверках разоблачают уловку и заявляют, что все «мелкие» договоры с одним и тем же контрагентом нужно рассматривать как единую сделку (см. « »).

Выдача денег под отчет

Правила выдачи наличных денег работнику (например, для выполнения каких-либо хозяйственных нужд — закупки канцелярии, средств для уборки и т.п.) определены пунктом 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У. Данные правила распространяются и на индивидуальных предпринимателей

Деньги можно выдать подотчетному лицу по его письменному заявлению. Но если ИП сам берет деньги в кассе, хоть на личные нужды, хоть на осуществление деятельности, он никакого заявления не пишет.

Обратите внимание: недавно зарегистрированные предприниматели (или их бухгалтеры) могут в течение года бесплатно пользоваться специальной бухгалтерской программой для ИП. Это веб-сервис «Контур.Эльба», который позволяет вести учет доходов и расходов, рассчитывать сумму фиксированных взносов и налоги при УСН и ЕНВД, готовить отчетность и сдавать ее через интернет. Бесплатно работать в программе могут те ИП, с даты регистрации которых в качестве предпринимателя до регистрации в «Контур.Эльбе» прошло менее трех месяцев.

С 1 июня 2014 действует Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства". Прежний порядок отменен.

Но прежде, чем разбирать положения нового Указания, давайте вспомним, что же такое кассовые операции и о чем вообще этот новый документ.

Этот документ НЕ касается положений о применении ККТ (контрольно-кассовой техники), НЕ касается порядка приема выручки от физических лиц за товары, работы и услуги.

Под кассовыми операциями понимаются операции по приему и выдаче наличных денежных средств, осуществляемые кассами организаций и индивидуальных предпринимателей.

От кого мы можем принимать деньги через кассу ИП или организации?

1. От сотрудников - неиспользованный остаток денежных средств, выданных сотрудникам под отчет.
2. От продавцов и кассиров-операционистов - в конце каждого рабочего дня продавцы и кассиры-операционисты (работающие на ККТ) сдают выручку в кассу ИП или организации.
3. От учредителей - в кассу ИП или организации учредители могут внести денежные средства в качестве взноса или по договору займа.
4. От юридических лиц - в пределах установленного законодательно лимита на осуществление наличных расчетов (100 тысяч рублей) ИП или организация может в кассу предприятия принять полную или частичную оплату за товары, работы и услуги от другого юридического лица или другого ИП.

Правила приема денег от физических лиц за товары, работы и услуги регулируется Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ (ред. от 25.11.2013) "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт". Напомню, эти операции не относятся к "Кассовым операциям" и не могут проводиться через кассу ИП или организации.

Кому мы можем выдать деньги через кассу?

1. Сотрудникам , состоящим в штате - это операции по выплате заработной платы и социальных пособий, операции по выдаче денег под отчет (например, на покупку ГСМ, канцтоваров и т.д.)
2. Лицам, работающим по договорам гражданско-правового характера (далее - ГПХ) - вознаграждение за оказанные услуги, выполненные работы.
3. Физическим лицам , не состоящим с ИП или организацией в трудовых отношениях - при покупке у физического лица основных средств, материалов и т.д.
4. Индивидуальному предпринимателю - на личные расходы (об этом подробно в другой статье).

Кто может проводить кассовые операции?

Кассовые операции могут проводиться только сотрудниками ИП или организации, которые состоят в штате или самим индивидуальным предпринимателем, руководителем организации (п. 4) Так называемый "приходящий бухгалтер", работающий по договору ГПХ, не имеет право проводить кассовые операции. Кассовые документы он оформлять может, но брать и выдавать деньги из кассы - нет. Это связано с тем, что кассир - это должность причем с материальной ответственностью. А занимать должности и быть материально ответственными могут только работники, заключившие трудовые договоры.

Итак, у организации и ИП есть выбор - назначить кассира (несколько кассиров со старшим кассиром во главе) или руководитель, предприниматель возлагает эти обязанности на себя. А раз есть выбор, то его надо закрепить в Учетной политике и создать распорядительный документ (приказ), который возлагает обязанности кассира на одно или несколько лиц.

ИП могут не оформлять кассовые документы

Это положение новое и записано оно в п. 4.1. Это право распространяется на тех ИП, которые ведут налоговый учет доходов, доходов и расходов, иных показателей деятельности в соответствии с выбранной системой налогообложения. По сути любой ИП обязан вести в той или иной форме налоговый учет. Поэтому данное положение касается всех ИП.

Сразу хочу обратить ваше внимание на слово "МОГУТ" - могут не оформлять, а могут и оформлять...

В этом Указании есть пункт 5, который гласит:

Прием наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, в том числе от лица, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (далее - работник), проводится по приходным кассовым ордерам 0310001.

Таким образом, пункт 5 Указания ЦБ обязывает всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при приеме наличных денег в кассу от физических лиц – сотрудников или от физических лиц, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, выписывать приходный кассовый ордер и корешок этого ордера выдавать лицу, который вносит деньги в кассу.

А ещё есть пункт 6:

Выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам 0310002.
Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам 0310002, расчетно-платежным ведомостям 0301009, платежным ведомостям 0301011.

И в этих пунктах никакого исключения для ИП нет!

Что представляют собой кассовые документы? Это утвержденной формы приходные и расходные кассовые ордера - по сути это расписки той стороны, которой переданы денежные средства.

Давайте ещё раз прочитаем то, что написано выше - кому ИП может выдать деньги и от кого он может эти деньги получить. И наглядно представим все эти ситуации.

Вот продавец в конце рабочего дня принес выручку в кассу. Безусловно, он потребует у кассира документ о том, что эту выручку в такой-то сумме он сдал. И кассир просто обязан ему выдать такую расписку - Приходный кассовый ордер.

Или предприниматель выдал сотруднику деньги под отчет - на покупку канцтоваров, например. Конечно, он должен взять с сотрудника расписку о том, что сотрудник деньги получил - Расходный кассовый ордер.

Или другое юридическое лицо оплатило в кассу за товары и услуги. Безусловно, эту операцию просто необходимо оформить приходным кассовым ордером!

Поэтому вывод такой - если ИП проводит кассовые операции с сотрудниками, другими юридическими или физическими лицами, то оформлять кассовые документы просто необходимо!

Теперь давайте рассмотрим другой пример - ИП не имеет наемных работников и не рассчитывается наличными с другими юридическими лицами. Он выдает деньги только сам себе и принимает деньги сам от себя. Нужно ли в таком случает оформлять кассовые документы?

Те ИП, которые применяют УСН или ПСН, ведут Книгу учета доходов и расходов на основании Приказа Минфина России от 22.10.2012 N 135н "Об утверждении форм Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, Книги учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения, и Порядков их заполнения"

Так вот согласно требованиям этого документа все записи в КУДиР отражаются в хронологической последовательности на основе первичных документов . Значит, запись о приеме денег в кассу надо сделать именно на основе первичного документа – кассового приходного ордера. А запись о выдаче денег – на основе первичного документа – расходного ордера. Никаких других первичных документов Указанием ЦБ РФ не предусмотрено. Значит всем ИП, кто применяет упрощенную систему налогообложения и патентную систему приходные и расходные кассовые ордера выписывать придется.

Поэтому реально правом не составлять кассовые документы могут воспользоваться только ИП, применяющие ЕНВД, не имеющие наемных работников и не совмещающие ЕНВД с другими режимами налогообложения.

ИП могут не вести кассовую книгу

Это право записано в пункте 4.6 Указания. Будете вы вести кассовую книгу или нет - свой выбор надо закрепить в Учетной политике.

Так вести или не вести кассовую книгу?

Это только ваш выбор. Делайте так, как вам удобнее.

Во-первых, речь идет о распределении обязанностей и ответственности между сотрудниками. Если операций много, есть несколько кассиров-операционистов, работающих за кассовым аппаратом, то, скорее всего, у вас разные сотрудники ведут кассовую книгу и КУДиР.

Но есть и второй нюанс - если кассовую книгу не вести, а в КУДиР мы записываем не все операции по движению денежных средств (отражаем в ней только доходы и расходы. Например, выданные под отчет деньги не отражаем), то каким образом сам предприниматель будет контролировать наличие денег в кассе? Как в отсутствии кассовой книги проверить кассира - все ли деньги на месте? Сколько должно там вообще остаться? Ведь в отсутствии элементарного учета управлять бизнесом просто нельзя! Конечно, можно просто записывать в тетрадке или придумать другую форму записей... Но зачем? Есть проверенная временем и удобная форма.

ИП имеют право не устанавливать лимит кассы (п. 2)

Это значит, что ИП не обязан сдавать на расчетный счет денежные средства сверх установленного лимита, как это было раньше. Любая сумма денежных средств может храниться в кассе ИП. Этим правом могут воспользоваться и юридические лица - субъекты малого предпринимательства.

Однако до 1 июня 2014 года этот лимит должен был быть установлен у каждого ИП и в каждой организации. Если вы выбрали не устанавливать лимит остатка денежных средств в кассе, то этот выбор надо отразить в Учетной политике. И обязательно надо отменить старый приказ об установлении такого лимита. Если не отменить действовавшие ранее приказы, то ИП и субъекты малого предпринимательства будут вынуждены сохранить прежний порядок и прежние лимиты.

Благодарю за подписку!